乐天堂备用|fun88|fun88官网 2014-08-04

中国地质调查局(以下简称:中国地调局)为国土资源部直属的副部级事业单位,负责统一部署和组织实施国家基础性、公益性、战略性地质和矿产勘查工作,为国民经济和社会发展提供地质基础信息资料,并向社会提供公益性服务。

 

中国地调局的档案管理模式属于典型的部委级大型机关管理模式,档案管理层次多,且各司局、处级的档案管理人员业务能力也存在较大差异,档案归档的及时性、规范性、完整性不能保证,信息资源的开发利用也缺乏相关的管理方法。

 

中国地调局每年都会在OA系统中产生大量的电子文件,因OA系统中缺少相应的归档及管理功能,这些文件如何及时、规范的归档,是中国地调局档案管理工作面临的问题。针对上述问题的有效解决,2002年中国地调局开始对档案管理系统进行乐天堂备用选型,经多方考察、比较后,最终确定与东方飞扬合作其档案管理系统建设工作。

 

文档一体化,OA与档案管理系统的无缝衔接

 

中国地调局的机构层级较多,根据业务的不同,分为多个司,各司又由若干个职能处组成并产生档案,因此中国地调局的档案归档流程为:由处到司,再由司到档案室,即:三级归档模式。如何实现三级归档模式对档案的高效管理,是东方飞扬实施本项目的重点。

 

中国地调局的档案管理机构为文秘档案处,负责局机关的收文、发文、签报及档案管理工作,这有利于从文档一体化的角度来协调OA系统与档案管理系统的接口问题,为档案信息化项目建设创造有利条件。

 

◆档案管理平台

 

◇文件管理:支持收文、发文、签报等信息的手工录入和管理,文件管理内容也可实时通过OA接口直接引入,并支持数据的批量导入;

 

◇ 立卷归档:该功能供中国地调局处级综合员、司级秘书、档案管理员进行档案立卷归档使用,并辅助完成归档整理过程中所必须的插入、删除、合并、拆分、报表打印等功能。

 

1、处级综合员对产生的办结文件进行初步鉴定、分类,并进行预归档操作;

 

2、司级秘书对各处级综合员的预归档文件进行质量检查。不合格的归档文件进行清退并说明原因;合格的文件根据系统定义好的规则,自动生成司级盒号、件号等要素后归档。

 

3、档案管理员负责对各司级秘书归档的文件进行最终的核查。对不合格文件进行清退,并说明原因;合格的文件,则进行最后的归档工作,生成局级盒号、件号等归档要素后归档。

 

◇ 档案管理:现行文件可通过OA系统直接归档;历史档案,可通过系统进行手工录入。另外档案管理系统还提供了灵活的扩展功能,如可对文书、科技、项目、基建、会计、财务、实物、照片等档案类型进行综合管理,并提供统计、编研、查借阅、鉴定、保管、销毁等完善的档案管理功能;

 

◇ 信息利用:提供完全基于B/S的档案查询服务,用户无须安装客户端程序,即可在本机通过网络进行档案查询、浏览、下载、打印等;

 

◆系统接口:根据文档一体化建设理念,制定了归档文件的标准规范,并将该要求体现在OA系统中,在文件产生阶段就开始根据标准进行执行,有效实施了前端控制,同时也保证了归档的规范性和完整性。

 

档案管理系统作为中国地调局档案业务管理及资源开发利用的平台,结合了中国地调局的特点及管理模式,以文档一体化为建设指导思想,实现了档案管理系统与OA的完美集成,使得电子文件归档的规范性、完整性、及时性得到了保障,大大提高了归档和管理的效率;

 

三级归档模式提供了高效的在线归档流程及归档要素的自动生成,真正做到了随办随归;档案查询平台,也实现了档案的随时查询和利用,简化查档流程,提高查档效率。

 

档案信息化势在必行,不犹豫!

 

三级归档模式完整的体现在中国地调局档案管理系统中,该模式体现了归档的标准和规范,大大提高归档效率,以前归档工作大概需要5、6个月的时间,现在只需要1周的时间即可完成;将文档一体化作为基本指导思想,制定系列归档规范要求,并将该要求完整的体现在OA系统中,使归档标准得到执行。

 

中国地调局的档案管理系统建设成果显著,其档案管理系统建设的成功包含了多种因素,如:指导思想的正确运用、管理规范的有效使用及组织机构的有效沟通等,值得各单位学习、借鉴。2005年中国地调局对所有下属单位的档案管理系统进行了推广,以提高全系统的档案管理水平。