乐天堂备用|fun88|fun88官网 2014-08-05

在委托东方飞扬进行数字档案馆系统及档案数字化建设之前,五矿集团的档案人员可谓“内部邮差”——由于档案库房设于五矿大楼的一个配楼中,每次提档查阅都需要从主楼到配楼,就算是动作麻利,每次查询一下也至少要30分钟。业务人员虽然等得火冒三丈,但看到满头大汗的档案管理人员,也顿时没了脾气。

中国五矿集团档案信息化之难

杨冬权同志曾经指出,“企业文件材料的收集和整理是一项基础性的工作,直接决定着档案工作的质量和水平。有位企业档案人员跟我讲:档案部门不怕归档文件量大,就怕文件收集不全;不怕领导查档有多急,就怕领导要查的文件没归档。往往是你辛苦归档了1000份文件,领导要查的就是那没有归进来的第1001份文件。”

中国五矿集团公司成立于1950年,是以金属、矿乐天堂备用和机电乐天堂备用的生产和经营为主,兼具金融、房地产、货运、招标和投资业务,实行跨国经营的大型企业集团。1992年被国务院确定为全国首批55家企业集团试点和7家国有资产授权经营单位之一。1999年被列入由中央管理的44 家国有重要骨干企业。在国内20个省区建有168家全资或合资企业,控股和参股14家国内上市公司,控股香港“五矿资源”和“东方有色”两家红筹股上市公司,在世界主要国家和地区设有44家海外企业。总部在北京的五矿大厦,有超过十家二级单位集中办公。

确实,与机关、事业单位相比,中国五矿集团文件材料的收集范围更广、种类更多,而和一般的央企相比,五矿集团还肩负着驻外机构和境外企业档案的管理重任。五矿集团档案室的工作人员主要有三项主要工作:1、手工收集、整理、管理集团公司产生的各种档案与下属企业中较为重要的合同、资料与其它档案等。2、对北京地区二级单位的立卷进行业务指导,保证每年立卷的规范和完整性。3、保管集团档案、在京二级单位档案、海外企业归国档案。

与此同时,五矿集团因为业务的复杂和信息化的开展,在内部也有多个系统产生庞杂的历史数据。对实体档案和电子档案,怎样才能高效、规范、实施、全局的管理?怎样提升档案的利用率和查阅效率?成为摆在中国五矿集团档案室工作人员前的现实课题。

一口吃不成胖子:东方飞扬开“分步”药方

作为中国档案信息化的领导厂商,东方飞扬对这种“剪不断理还乱”的情景深有感触。越是复杂的问题,就越需要分解来使它简单化。档案利用率和查询效率低下的根源,在于传统的纸质档案处理效能始终存在着瓶颈,因此,不是人的问题,而是机制问题,最重要是通过档案资源的数字化来解决。在五矿进行了档案信息调研后,东方飞扬与五矿档案管理人员共同拟定了一个5年档案信息化规划,最终目标是实现五矿档案的全球互联互查。

为了进一步明确分步实施的目标,东方飞扬又与五矿集团一起设计了3年内的软件信息化具体目标和管理目标。前3年的档案信息化将主要针对国内的二级公司进行,其中集团公司档案信息化为初期重点,档案资源的互联互查是后期的重点。

在前3年的集团公司档案信息化建设重点中,又设定了每年的具体目标:

第一年,重点为集团公司档案室、二级单位档案室的文档一体化,实现集团公司、京区二级单位的档案集中、统一管理和与办公系统的无缝数据整合;

第二年,重点针对多媒体特载档案进行数字化管理,并采用先进的流媒体点播技术推进视频档案的在线利用;

第三年,处理海量电子文件的长期保存规划以及境外下属企业的档案软件推广。



细节决定成败:五矿集团档案信息化一期纪实

水泥到鼠标:原始档案数字化

没有矿石,哪来的钢材?没有档案的数字化基础工作,数字档案馆从何建设?东方飞扬在制定好框架后,就迅速对五矿集团库存档案进行了统一扫描。虽然这里面有大量繁杂、细微末节的工作,比如拆钉、对起卷的抚平、对受损的档案进行修复、对没有加工的进行补充……但东方飞扬的扫描组工作人员通过其专业的技能与认真负责的态度完成了此项工作,令还原度超越了99.9%纯金纯度。

五矿集团新闻办的相关同志,也按照档案管理要求,将归档的录音录像带转制为光盘提交给档案室。这些资料信息化将大大提高档案的利用率和检索的效率。

在原始档案完成数字化入库之后,东方飞扬对资料进行了批量OCR光学文字识别,将扫描的图片全部变成了文字,并进行了耐心的校对,这为建立全文索引打下了牢固的基础。

鼠标到鼠标:电子档案一体化

经过努力,东方飞扬帮助五矿集团公司档案室与京内二级单位实现了电子档案与OA系统的无缝整合、自动归档与一体化。五矿集团采用的是LOTUS办公系统,东方飞扬的档案管理系统可以与之无缝整合,让OA系统中的条目信息、电子文件以及办理过程中的相关意见等均通过档案服务器的接口程序自动转换到档案管理系统中。

为了不影响OA系统和档案管理系统的运行效率,东方飞扬为接口代理程序提供了工作时间设定功能,目前五矿将其设定在每天深夜自动运行。从OA系统中将文件数据自动读取到档案系统后,五矿的所有档案管理人员均在档案管理软件中进行年度档案的鉴定和整理工作,经过软件的半自动处理形成“逻辑归档”的档案数据。管理人员再将实体的纸质档案按照已经形成的归档条目装盒,并从档案管理软件中打印各种存档用的目录。这样占据五矿档案数量最大的年度文书档案就轻松完成了归档工作。

除了自动归档外,东方飞扬的档案系统也较好的与五矿集团的OA系统进行了流程整合。档案相关的查阅、借阅审批意见可以通过接口发送到OA系统中,引发相应的流程审批。审批结果传递到档案系统中后,由档案人员进行临时赋权,赋权同时通过五矿集团的手机短信平台将临时的查询密码发送给申请者。

提升使用率:统一登录与用户权限管理

怎样提升档案的使用率?那就是“随时、随地”。由于五矿集团员工最常接触的仍然是OA办公系统,因此,东方飞扬与五矿集团档案室管理人员制定了“LDAP统一登录”的策略,令档案管理系统担当了幕后英雄的角色。五矿工作人员登陆日常办公的OA系统后,可在其中直接查询自己需要的档案资料。

而对于一些密集不等的档案,东方飞扬的管理系统则与LOTUS OA系统无缝整合,触发自动流程处理。如针对某份档案没有原文查看的权限,用户可提起查询申请。申请的信息在OA系统中自动发起一个审批流程,审批通过后,档案管理软件接到信息并由档案管理员设定一个临时的访问密码。当档案管理员一旦点击“确定”按钮后,系统则自动将临时访问的密码和档案的标题通过邮件和手机短信同时发送给申请者。

这些系统通过整合,给五矿集团的档案查询带来了极大的方便,在任何时间在自己的办公桌上即可查到所需要的档案,通过全文检索,档案查全率与查准率均大幅提升,降低了传统档案查询中由于操作出现的误差,而档案查询,也最快可在30秒见到结果,与以往有天壤之别。

让正确的人做正确的事:解放档案管理者

传统的档案管理工作繁杂而沉重,令档案管理者80%的时间都用于整理上,因此是对社会资源的一种极大浪费。而通过东方飞扬的综合档案管理系统,五矿集团很好地进行了二次开发,实现了档案管理的一个大的转变。新的系统具备全方位的档案业务流程管理功能,提供了如建库、数据录入、文档扫描、立卷归档、数据转换、档案统计、档案编研、档案销毁、档案损坏、档案丢失找回、年报管理、库房实体管理、报表输出、光盘制作、查阅、借阅以及网络化浏览、下载、打印等完整、强大的功能。同时集成了专业的全文检索系统,能够实现在权限范围内直接针对档案内容进行检索。能够让档案管理者不再受累于传统的整理工作,可以将重心放在档案的管理上来。

新创举:档案专属网站

五矿集团非常注重档案利用与宣传,为此五矿档案室有了一个新创举。在东方飞扬的帮助下,档案室成功配置了动态新闻发布系统。档案人员仅需在后台录入相关信息和图片,网站则自动将信息进行套用模板和发布,可及时迅速地展现档案编研成果。

小网站大功效。档案专属网站不仅吸引了员工的眼球,也作为历史的转折点见证了五矿集团档案信息化系统的开通。国家档案局经科司副司长、国家发改委文档处处长以及其它国资委的大型央企的文档处处长一起参加了开通仪式。五矿集团第13任总裁——周中枢,国内最注重信息化的总裁之一,点击开启的按钮后,档案网站自动跳出铺满了屏幕,在第一栏的照片档案编研成果中正是中国五矿集团公司历任的13任总裁的照片和简介。

点评:一切为提高档案使用效率

五矿档案信息化最大的亮点还并不在于档案收集和整理的过程,而是提高档案使用率和效率的努力。上文中所提到的单点登陆、档案网站中都反映了这一主导思路。在中国五矿集团在美国遭反垄断诉讼、中国五矿集团进入世界500强、五矿集团收购案被否决等事件不断成为历史的今天,可以预见,五矿集团的档案信息化必将发挥更大作用,在大国崛起中担负更多使命与责任。